POLIPOL. Condiții de achiziție

Condiții generale de achiziție

I. Domeniul de aplicare al acestor condiții de achiziție

1. Următoarele condiții generale de achiziție (denumite simplu în continuare „Condiții de Achiziție”) se aplică pentru toate contractele încheiate între societățile din cadrul grupului POLIPOL (denumit simplu în continuare „Beneficiar”) și furnizorii/furnizorii de componente/producătorii săi (denumiți simplu în continuare „Contractant”) în ceea ce privește toate produsele și serviciile comandate de societățile din cadrul grupului POLIPOL. Condițiile de achiziție acoperă atât contractele de vânzare, cât și contractele de servicii, precum și contractele de lucrări și personal și contractele de lucrări și materiale. Condițiile noastre de achiziție vor fi convenite cu Contractantul la plasarea primului contract sau a primei comenzi și se vor aplica în versiunile lor valabile pentru toate contractele, comenzile și relațiile de afaceri viitoare, chiar dacă aplicabilitatea lor nu este invocată din nou.

2. Condițiile POLIPOL de achiziție se aplică exclusiv; condițiile conflictuale ale Contractantului sau cu derogări de la condițiile noastre de achiziție, pe care nu le recunoaștem în mod expres, nu vor fi obligatorii pentru noi, chiar dacă nu le-am respins în mod expres. Condițiile noastre de achiziție vor fi aplicabile și atunci când acceptăm fără rezerve produsele furnizate de Contractant și serviciile prestate, deși am luat la cunoștință de condițiile care se abat de la condițiile noastre de achiziție.

II. Contractul și încheierea contractului

1. Contractele, comenzile și acordurile vor avea caracter obligatoriu pentru noi, în calitate de Beneficiar, doar atunci când acestea vor fi făcute în scris. Contractantul poate accepta contractele și comenzile noastre și le poate confirma în scris doar în termen de două săptămâni. Acceptarea și confirmarea sub rezerva restricțiilor sau sub rezerva unor modificări suplimentare nu vor conduce la încheierea unui contract fără confirmarea noastră scrisă expresă.

2. Ne rezervăm drepturile de proprietate și dreptul de autor asupra ilustrațiilor, desenelor, calculelor și altor documente; acestea nu pot fi puse la dispoziția terților fără acordul nostru scris expres. Acestea trebuie utilizate exclusiv pentru fabricarea pe baza comenzii noastre; în urma punerii în aplicare a contractului sau comenzii, trebuie returnate imediat și fără a fi necesară solicitarea acestora.

III. Prețuri – Condiții de plată

1. Prețurile indicate în contract sau comandă sunt obligatorii. În absența unui acord scris contrar, prețul de livrare se aplică pentru taxa de livrare plătită („DDP“ Incoterms® 2010 – DDP – Delivered Duty Paid) și include ambalarea, transportul și asigurarea („CIP“ Incoterms® 2010 – Carriage, Insurance Paid), precum și orice TVA aplicabilă.

2. Putem accepta și procesa facturile numai dacă acestea respectă prevederile legale care ne sunt aplicabile ca destinatar al facturii. Acestea trebuie să enumere, în special, toate pozițiile, specificând comanda corespunzătoare și numarul articolului, prețurile unitare nete, descrierea articolului, cantitatea sau greutatea. Orice TVA aplicabilă trebuie să fie prezentată separat, menționând numărul de înregistrare TVA. Contractantul este responsabil pentru consecințele care decurg din nerespectarea acestei obligații, cu excepția cazului în care poate face dovada că nu este răspunzător.

3. Ca regulă, plata se efectuează în termen de 30 de zile de la data scadenței. Creanțele pe factură nu sunt datorate înainte de sosirea mărfurilor la locul de livrare specificat de noi și de primirea unei facturi corecte și verificabile. În cazul în care o factură trebuie să fie returnată de noi, din motive pentru care nu suntem responsabili, aceasta va deveni exigibilă pentru plată cel mai devreme în termen de 3 de zile de la primirea facturii corectate în mod corespunzător. Chiar și în cazul unei livrări anticipate, ne rezervăm dreptul de a efectua plata doar la data convenită a plății.

4. Avem dreptul de a exercita drepturi de compensare și de reținere în măsura legală. În toate celelalte privințe, în cazul unei funcționări necorespunzătoare sau în cazul produselor defecte furnizate sau al serviciilor prestate, ne rezervăm dreptul, fără a aduce atingere altor drepturi, de a reține o garanție de trei ori valoarea cererii probabile de despăgubire sau valoarea redusă a bunurilor furnizate sau a serviciilor prestate.

IV. Data de livrare – Livrare – Transferul riscului

1. Perioada de livrare specificată de noi în comandă sau data de livrare specificată este obligatorie pentru Contractant.

2. Contractantul este obligat să ne notifice imediat în scris dacă apar sau devin evidente situații care duc la incapacitatea de a respecta angajamentul de livrare convenit prin contract. Trebuie specificate motivele și durata probabilă a întârzierii. Contractantul poate invoca neprezentarea documentelor necesare numai atunci când ne-a solicitat în prealabil acest lucru într-o perioadă de grație adecvată.

3. Contractantul are dreptul de a efectua livrări parțiale numai cu acordul nostru scris prealabil. În cazul livrării anticipate înainte de data de livrare convenită, ne rezervăm dreptul de a returna bunurile pe cheltuiala contractantului.

4. În cazul livrării întârziate, vom avea dreptul, fără a aduce atingere drepturilor noastre legale, să solicităm o penalizare contractuală în valoare de până la 1 % din valoarea contractului sau a comenzii pentru fiecare săptămână de întârziere sau pentru o parte din aceasta, însă de cel mult 10 %.  În plus, după expirarea fără succes a unei perioade de grație corespunzătoare, putem solicita despăgubiri în loc de executare și să declarăm retragerea noastră din contract. Dacă cerem despăgubiri, Contractantul va avea dreptul să ne furnizeze dovada că nu este responsabil pentru încălcarea obligațiilor. Acceptarea ulterioară a produselor și serviciilor nu implică o renunțare la revendicările menționate.

5. Cu excepția cazului în care se convine altfel în scris, livrarea urmează să fie plătită („DDP” Incoterms® 2010 – Delivered Duty Paid) incluzând ambalarea. Contractantul trebuie să pregătească bunurile pentru export și să ne pună la dispoziție o declarație de origine la punctul de destinație specificat de noi („DAP” Incoterms® 2010 – Delivered At Place). Contractantul suportă cheltuielile de expediere și de asigurare a bunurilor, precum și răspunderea transportatorului până când bunurile sunt acceptate de noi sau de agenții noștri la punctul de destinație specificat.

6. Contractantul este obligat să menționeze numărul nostru de comandă și numărul articolului, precum și o descriere a mărfurilor pe toate documentele de expediere, notele de expediere, etichetele și ambalajele; dacă nu face acest lucru, nu vom fi responsabili pentru întârzierile în procesare.

7. Contractantul este obligat să colecteze sau să elimine deșeurile de ambalaje de transport, precum și orice alt ambalaj, furnizat la punctul de destinație specificat, fără costuri pentru noi.

V. Defecțiuni - Garanție

1. Ca Beneficiar, vom verifica bunurile, în măsura în care acest lucru este posibil în cursul normal al activității, și vom notifica defectele evidente în livrarea și serviciul prestat într-un termen adecvat.

2. Orice descriere a calității sau a altor detalii ale bunurilor, produsului sau serviciului, fie că sunt contractuale, în materialele publicitare, în datele de analiză sau în broșura produsului sau în alte mijloace similare, sunt considerate o garanție a manoperei și aspectului și o garanție a durabilității în sensul dispozițiilor legale. Toate produsele furnizate și serviciile prestate trebuie să respecte tehnologia de ultimă generație, caietul de sarcini (documentele de licitație), cerințele legale relevante și specificațiile organismelor oficiale, ale asociațiilor de asigurare a răspunderii angajatorilor și ale asociațiilor profesionale.

3. Vom avea dreptul deplin la garanția legală. În orice situație, în cazul unei defecțiuni care include, în special, abateri de la aspectul și manopera convenite sau garantate, Contractantul este obligat, la discreția noastră, să execute ulterior reparații, înlocuirea pieselor defecte sau efectuarea unei livrări de bunuri noi înlocuitoare. Nu va fi de datoria noastră să acordăm o perioadă de preaviz atunci când Contractantul refuză executarea ulterioară sau când acesta a eșuat sau nu este rezonabil. În aceste cazuri, precum și în cazul expirării fără succes a perioadei de grație sau în cazuri urgente, în special pentru a preveni pericolul iminent sau pentru a preveni daune mai grave, vom avea dreptul să facem noi înșine rectificarea sau să apelăm la efectuarea acesteia de către un terț, pe cheltuiala Contractantului. Cu toate acestea, dreptul de a solicita despăgubiri, în special dreptul de a solicita despăgubiri în locul executării, este rezervat în mod expres.

4. Dreptul nostru de a pretinde daune pentru prejudicii materiale nu se va stinge timp de trei ani, calculat din momentul transferului riscului (Articol IV. 5.).

VI. Defecte de fabricație - Rechemare

1. În cazul răspunderii noastre față de terți pentru daunele produse pentru care este responsabil Contractantul, acesta va fi obligat să ne despăgubească pentru aceste revendicări provenite de la terți, inclusiv pentru toate costurile necesare pentru a evita astfel de daune, la prima cerere, atunci când Contractantul a stabilit cauza în aria sa de control și organizare sau este răspunzător el însuși față de terți.

2. Dacă suntem obligați să efectuăm o rechemare a produsului din cauza unor defecte în sensul Articolului VI. 1.  de mai sus, Contractantul este obligat, conform secțiunilor 683, 670 din Codul civil german sau conform secțiunilor 830, 840, 426 din Codul civil german, să ne ramburseze orice cheltuieli și costuri care apar în contextul rechemării produsului. Acolo unde este posibil și unde timpul o va permite, vom informa Contractantul cu privire la scopul și amploarea măsurilor de rechemare care trebuie aplicate și îi vom oferi posibilitatea de a răspunde. Toate drepturile legale rămân neafectate.

3. Contractantul este obligat să încheie o asigurare cu o sumă asigurată adecvată pentru toate riscurile legate de defectele de fabricație și, pe perioada relației de afaceri cu noi, să mențină o poliță de asigurare de răspundere civilă a produsului pentru daune personale și daune materiale. La cerere, Contractantul trebuie să ne prezinte polița de asigurare ca dovadă. Costurile de gestionare și cheltuielile care decurg din orice cereri de despăgubire din  asigurare și litigii sunt suportate exclusiv de Contractant. În cazul în care avem alte cereri de despăgubire în plus, în cazul răspunderii pentru produs, acestea nu vor fi afectate.

VII. Drepturi de proprietate industrială

1. Contractantul garantează și își asumă responsabilitatea de a se asigura că, în contextul produselor și serviciilor sale, nu este compromis niciun drept al terților, în special drepturile de proprietate comercială, cum ar fi brevetele, drepturile de marcă, brevetele de utilitate și brevetele de proiectare, precum și drepturile autorului.

2. Dacă suntem considerați responsabili de către terți din cauza produselor și serviciilor Contractantului care încalcă drepturile de proprietate industrială legale, Contractantul se angajează să ne despăgubească, la prima cerere, pentru aceste revendicări, inclusiv pentru toate cheltuielile necesare pe care le suportăm în legătură cu revendicările terților și cu prevenirea acestora. Contractantul nu are dreptul, fără consimțământul nostru scris, să recunoască revendicările terților și/sau să încheie acorduri cu părți terțe cu privire la aceste revendicări. Termenul pentru această despăgubire este de trei ani, calculat din momentul în care am luat cunoștință de revendicarea  terței părți, însă cel mai târziu la 10 ani de la furnizarea produselor sau prestarea serviciilor.

3. Contractantul nu are drepturi de proprietate comercială proprii asupra instrumentelor, modelelor, ilustrațiilor, desenelor, calculelor și altor documente furnizate de noi în scopul executării contractului și al procesării comenzii. Toate brevetele, brevetele de utilitate și de proiectare, precum și drepturile de marcă și drepturile de autor rămân exclusiv în proprietatea noastră. De asemenea, Contractantul nu va fi autorizat să folosească sigla și numerele noastre de referință ca identificator în corespondența comercială, în special în publicitate, sau pe site-uri web, în mod specific nici ca etichete de titlu, meta-etichete sau cuvinte cheie, sau în cadrul ofertei de publicitate Google Adword, fără aprobarea noastră expresă prealabilă.

4. Dacă utilizarea drepturilor noastre de proprietate comercială sau fabricarea de bunuri și produse conduce totuși la drepturi independente ale Contractantului, acesta va fi obligat să renunțe la aceste drepturi și să le transfere înapoi către noi.

5. Contractantul nu va avea dreptul să-și solicite propriile despăgubiri și drepturi asupra bunurilor la care avem drept de proprietate sau să le înregistreze pe acestea pentru bunurile și produsele comandate.

VIII. Drept de retenție – Furnizarea de echipamente
1. Atunci când furnizăm piese Contractantului, ne păstrăm proprietatea asupra acestora. Prelucrarea sau modificarea prin Contractant se efectuează în numele nostru. Dacă bunurile noastre rezervate sunt prelucrate cu alte elemente care nu ne aparțin, vom dobândi coproprietate asupra noilor elemente, la raportul dintre valoarea elementului nostru (prețul de achiziție plus TVA) și celelalte elemente prelucrate la momentul prelucrării.

2. Dacă elementul furnizat de noi este inseparabil de alte elemente care nu ne aparțin, vom dobândi coproprietate asupra noului element la raportul dintre valoarea elementului rezervat (prețul de achiziție plus TVA) și celelalte elemente reunite la momentul fuziunii. Dacă, în urma fuziunii, elementul Cumpărătorului este considerat ca fiind elementul principal, se consideră agreat ca Contractantul să ne atribuie coproprietatea asupra elementului; Contractantul deține proprietatea exclusivă asupra bunului respectiv sau asupra proprietății deținute în comun în numele nostru.

3. În toate celelalte privințe, toate piesele și documentele pe care Contractantul le primește de la noi în scopul prelucrării contractului vor rămâne proprietatea noastră. Contractantul poate utiliza aceste materiale în afara executării contractului și/sau le poate transmite terților sau le poate face accesibile terților doar cu acordul nostru scris. După executarea contractului respectiv, Contractantul trebuie să ni le returneze imediat, pe cheltuiala sa.

IX. Instrumente – Furnizare

1. Cu excepția cazului în care se convine altfel, toate drepturile de proprietate asupra instrumentelor prevăzute pentru a fi utilizate de către Contractant vor rămâne la noi. Acestea pot fi folosite de către Contractant doar pentru procesarea Contractelor și comenzilor noastre. Contractantul este obligat să folosească instrumentele exclusiv pentru producția bunurilor comandate de noi. Nu este permisă utilizarea în afara acestui scop.

2. În depozitarea, utilizarea și întreținerea instrumentelor Beneficiarului, Contractantul trebuie să aibă aceeași grijă ca și în cazul său. Contractantul este obligat să efectueze toate lucrările de mentenanță și întreținere necesare pentru instrumentele noastre, precum și toate lucrările de întreținere și reparații pe cheltuiala sa și în timp util. Contractantul trebuie să ne informeze imediat cu privire la orice eventuală degradare; dacă nu o face din culpă, acest lucru poate duce la revendicări de despăgubire.

3. Contractantul este obligat să asigure instrumentele care ne aparțin la valoarea de înlocuire pe cheltuiala sa pentru incendiu, inundație și furt. La cerere, Contractantul trebuie să ne prezinte polița de asigurare ca dovadă. Contractantul ne cesionează toate cererile de despăgubire care decurg din această asigurare; acceptăm cesiunea.

4. Contractactului îi este interzis să înstrăineze prin tranzacție legală instrumentele furnizate de noi, în special să le pună la dispoziția terților, fără consimțământul nostru expres. Dacă apare o deteriorare majoră a situației financiare a Contractantului sau dacă acesta este supus măsurilor de executare, vom avea dreptul să solicităm furnizarea de garanții corespunzătoare. Contractantul este obligat să ne informeze imediat despre apariția unor astfel de situații.

5. Putem solicita predarea instrumentelor furnizate de noi, în orice moment, fără a fi nevoiți să motivăm această cerere. Contractantul este obligat, de asemenea, fără o cerere expresă, să returneze instrumentele care i-au fost furnizate de către noi, cel târziu în termen de șase luni de la încetarea Contractelor sau de la executarea comenzii. Contractantul nu are dreptul de a reține instrumentele.

X. Standarde de calitate – Codul de conduită corporativ

1. Ca Beneficiar, ne rezervăm dreptul de a defini standarde de calitate în cadrul managementului calității și de a specifica măsuri pentru managementul dezvoltării durabile care trebuie respectate de către Contractant. Elementele managementului calității și durabilității sunt concepute pentru a asigura o calitate uniformă convenită a produsului și a performanței, în cadrul conceptului de măsurare a calității și de îmbunătățire a calității. Implementarea măsurilor de management al calității specificate de noi este obligatorie pentru Contractant. Contractantul se angajează să sprijine în mod activ managementul calității și să garanteze punerea acestuia în aplicare.

2. Contractantul este obligat, în conformitate cu regulamentul valabil REACH-EGV nr. 552/2009 din 22.06.2009, privind înregistrarea, evaluarea, autorizarea și restricționarea substanțelor chimice, să utilizeze exclusiv bunuri și produse conforme cu reglementările (componente, elemente, materiale etc.), în special în ceea ce privește furnizarea de mobilă și articole de mobilier, să furnizeze informații cu privire la orice cerințe de etichetare și la proporția de substanțe care prezintă motive de îngrijorare deosebită, precum și să respecte obligația de înregistrare legală. În plus, Contractantul va respecta și se va conforma dispozițiilor Ordonanței privind substanțele chimice interzise (ChemVerbotsV), care reglementează interzicerea și restricțiile privind punerea în circulație a substanțelor și preparatelor periculoase în producția de mărfuri și produse. El este obligat, fără excepție, să furnizeze mărfuri și produse fără dimetil fumarat (DMS) și hidrocarburi aromatice policiclice (PAK).

3. Ca Beneficiar, ne așteptăm ca fiecare din Contractanții noștri să subscrie la „bunele practici” ale Principiilor Pactului Global al ONU (www.unglobalcompact.org) și să își desfășoare activitatea antreprenorială în mod corespunzător prin (1) sprijinirea și respectarea drepturilor internaționale ale omului în propria lor sferă de influență, (2) neparticiparea la abuzurile asupra drepturilor omului (3) menținerea libertății de asociere și recunoașterea dreptului de a negocia în mod colectiv (4) eliminarea tuturor formelor de muncă forțată, (5) nepermiterea muncii copiilor, (6) eliminarea discriminării în materie de angajare și ocupare a forței de muncă, (7) sprijinirea unei abordări preventive a aspectelor de mediu, (8) luarea de măsuri pentru promovarea unei mai mari responsabilități în materie de mediu, (9) eforturi în vederea dezvoltării și extinderii utilizării tehnologiilor prietenoase cu mediul (10) care contracarează corupția sub orice formă, inclusiv șantaj și mita.

XI. Confidențialitate

1. Contractantul este obligat să respecte o strictă confidențialitate cu privire la toate ilustrațiile, mostrele, modelele, desenele și calculele primite de la noi. Acestea pot fi dezvăluite unor terțe părți doar cu acordul nostru expres. De asemenea, în special documentele care i-au fost încredințate, copiile master, în special datele tehnice și comerciale, precum și secretele de afaceri și comerciale pe care Contractantul le ia la cunoștință în contextul cooperării noastre, sunt supuse confidențialității. Contractantul se angajează să nu transmită date operaționale și comerciale, în special date tehnice, strategice și comerciale și informații care rezultă din cooperarea cu noi, părților terțe sau să le facă accesibile terților în orice alt mod.

2. Fără excepție, Contractantul se angajează să utilizeze informațiile și datele confidențiale numai pentru prelucrarea și punerea în aplicare care servesc  scopul contractului și să se abțină de la încălcări de orice fel, precum și de la orice formă de abuz, inclusiv de încălcare a dispozițiilor privind protecția datelor. În special, acesta trebuie să respecte principiile recunoscute de securitate a datelor și să prevină abuzurile din partea terților.

3. Documentația și datele puse la dispoziție, inclusiv datele în format electronic, nu pot fi fotocopiate sau duplicate în niciun alt mod, cu excepția cazului în care este garantată respectarea principiilor de mai sus. La finalizarea contractului, Contractantul este obligat sa ne returneze toate documentația și seturile de date sau să le distrugă, confirmând-ne distrugerea în scris, la cerere.

4. Obligația de a păstra confidențialitatea continuă să se aplice după încheierea executării contractului și încetarea relației contractuale; aceasta expiră doar atunci când și în măsura în care know-how-ul de fabricație cuprins în ilustrații, desene, calcule și alte documente este general cunoscut.

5. În cazul în care s-a constatat o încălcare a obligației de a respecta confidențialitatea, Contractantul este obligat să ne despăgubească pentru pierderile suferite și să plătească o penalizare contractuală de 50.000 EUR pentru fiecare caz individual de nerespectare. Aceasta nu se aplică atunci când Contractantul nu este responsabil de încălcarea obligației de a respecta confidențialitatea.

6. Contractantul este conștient de faptul că divulgarea și dezvăluirea secretelor de afaceri și comerciale către terțe părți neautorizate sunt pedepsite de lege. Acest lucru se aplică în special atunci când Contractantul dobândește în mod ilegal cunoștințe despre un secret comercial sau de afaceri prin mijloace tehnice, prin prezentarea unei copii fizice a secretului, sau în orice alt mod, sau utilizează în mod ilegal un secret comercial sau de afaceri pe care l-a dobândit în acest mod, sau îl dezvăluie unei terțe părți.

XII. Instanța competentă – Locul executării – Legea aplicabilă
1. Instanța competentă exclusivă pentru produsele furnizate și serviciile prestate și pentru plăți, precum și pentru toate litigiile care apar între Contractant și noi, va fi stabilită de către sediul nostru social oficial (Diepenau), cu condiția ca Contractantul să fie un om de afaceri în sensul Codului comercial german (HGB). Cu excepția cazului în care contractul sau comanda specifică altfel, locul executării este locul nostru oficial de desfășurare a activității.

2. Relația dintre Contractant și noi se supune exclusiv legilor Republicii Federale Germania.

[Status Septembrie 2011]